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2022-11-28
完善人事檔案電子化管理 切實服務管理對象
人力中心人事檔案服務管理體現新成效
        為了更好地提升服務管理水平,不斷提高人事檔案管理質量,滿足日益增加的依法依規的檔案利用需求,2021年末,人力中心對檔案管理進行了調整與整合,成立了檔案管理部,統一對中心服務對象的檔案實施管理,并借助“檔案電子化”有力推進人事檔案管理水平,服務質效顯著提升。
集中精力實現檔案電子化轉換
        根據國家關于退休人員社會化管理的相關要求,人力中心自2020年9月以來,借助第三方專業檔案管理機構的力量,對所有管理范圍內的6萬余份退休人員的實物檔案實施了電子化轉換,檔案部根據管理要求進行了內部存管系統的建設,做到了保存、管理、使用的有機結合,為有效做好服務管理工作打下了堅實的基礎。
結合實際提升調檔模式科學性
        由于服務對象人事檔案管理工作的特殊性,對檔案調取的準確度和速度都有相當高的要求,近年來,辦理房產繼承事務等因素調檔的數量不斷增加,退休人員離世后的財產公證調檔需求更是高頻率出現。面對年均千余份的檔案調閱查詢工作,傳統的調閱方式無論在速度上還是便利性上都無法適應目前的工作要求。人力中心檔案部充分運用電子化檔案,及時對傳統的調閱方式進行了調整,將互聯網技術融入人事檔案調閱工作中,構建了全新的電子檔案調閱模式,簡化了檔案調取過程,基本滿足了社會機構及內部工作的調檔需求。一是構建調閱平臺。由中心檔案部牽頭,與相關部門合作,構建電子檔案遠程調閱平臺,簡化調閱步驟,方便了跨部門調檔;同時搭建實體調閱平臺,籌建了專用閱檔室,方便了外來機構調檔。二是優化檢索。面對6萬多份電子檔案的龐大規模,中心檔案部通過反復溝通試驗,克服重重困難,成功地將其中可轉換的4萬余份電子檔案的多步驟檢索條件轉換為單一檢索條件,提高了工作效率,為高效調檔奠定了基礎。
嚴格制度確保檔案調閱嚴肅性
        電子檔案有較高的保密性、安全性要求,也是應對外來調檔工作的重點和難點。為此,中心檔案部堅持嚴格管理,通過籌建“外來人員專用閱檔室”、添置輔助設備和技術支持,保障了電子檔案的安全。
        人事檔案管理服務是人力中心不斷提升服務管理能級的重要組成部分。隨著檔案利用領域日益增多,服務對象的檔案調閱頻率激增,要求越來越高,面對更新、更高、更專業的要求,人力中心將繼續在檔案管理方面深耕,在制度框架內,為廣大服務管理對象提供更優、更好的服務。
(供稿:王菲)
 
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